Hantera deltagare och göra dragningen

Har du skapat utbytet är du dess organisatör. Den här guiden samlar allt du kan göra från den positionen, och även det du inte kan, vilket oftast är den del som är värd att veta i tid.

Organisatörens tre knappar

När du öppnar ditt utbyte ser du tre knappar som de andra deltagarna inte har:

• Bjud in — visar länken att dela.
• Dra — öppnar dragningsskärmen, där också uteslutningarna finns.
• Hantera — redigerar utbytets detaljer.

Bjud in och Dra försvinner när dragningen är gjord. Hantera blir kvar för gott.

Bjuda in folk

Knappen Bjud in tar fram anslutningslänken när du än vill ha den. Du kan kopiera den, använda enhetens delningsmeny, eller skicka den direkt till WhatsApp.

Det är samma länk för hela gruppen, och den är offentlig med flit: vem som helst som har den kan anmäla sig så länge utbytet står öppet. Varje gång någon går med får du en notis.

Deltagarfliken

Alla kan se vilka som är med i utbytet. Det som skiljer för dig som organisatör är att du också ser e-postadresserna och får åtgärder på varje person.

Skicka om inbjudan

Säger någon att inget kommit fram kan du skicka om mejlet från personens rad. Det är det första att prova innan du avskriver någon.

Rätta en e-postadress

Har du skrivit fel adress kan du ändra den.

Med ett viktigt undantag: har adressen redan verifierats av sin ägare är den låst och du kan inte peka om den någon annanstans. Skärmen säger det. Det är medvetet: en verifierad adress är en persons identitet, och ingen annan ska kunna ändra den.

Ta bort någon

Det går, men bara när alla tre villkoren gäller samtidigt:

• Du är organisatören.
• Utbytet skapades med delad länk.
• Dragningen har inte gjorts än.

I ett manuellt utbyte går ingen att ta bort, eftersom det dras i samma stund som det skapas. Och organisatören går aldrig att ta bort.

Dragningen

När gruppen är komplett trycker du på Dra.

Fönstret visar hur många som är bekräftade, blocket med uteslutningar och knappen Dra nu.

Vad du behöver

Minst tre deltagare. Med färre är knappen avstängd och skärmen säger hur många du har.

Vad dragningen gör

Den delar ut en enda ring: alla ger en gång och får en gång, ingen drar sig själv och två personer paras aldrig ihop med varandra. Har du ställt in uteslutningar respekterar den dem åt båda hållen.

Gör uteslutningarna varje giltig fördelning omöjlig nekas dragningen och säger det. Ingen uteslutning hoppas någonsin tyst över.

Vad som händer direkt efteråt

• Utbytet markeras som draget.
• Länken slutar ta emot nya personer.
• Ett mejl går ut till varje deltagare med dennes tilldelning.
• Om något mejl misslyckades får du veta hur många av totalen.

Den sista notisen spelar roll: dragningen är gjord vad som än händer med posten, och du är den enda som kan nå dem som inte fick den via en annan kanal.

Den går inte att göra om

Ett draget utbyte nekar varje försök att dra igen. Tänk efter två gånger innan du trycker på knappen, särskilt om du fortfarande väntar på någon.

Se vem som ger till vem

Som organisatör kan du titta på hela kartan över tilldelningar. Det är administratörsinformation, för det är bokstavligen hela gruppens hemlighet på en gång.

Den finns där för det den är genuint användbar till: att ligga på den som inte köpt än, utan att fråga i gruppchatten och förstöra överraskningen.

Ett utbyte som inte dragits returnerar en tom lista. Det är ett tillstånd, inte ett fel.

Redigera utbytet

Med Hantera ändrar du detaljerna efter att utbytet skapats: namn, datum, plats, budget, valuta, meddelande, kategori och grupp.

Att ställa in ett utbyte gör du genom att inaktivera det från samma skärm.

Vanliga fel och vad du gör

• "Minst 3 deltagare behövs." Det saknas folk. Dela länken igen.
• "Med de nuvarande går ingen dragning att göra." Ta bort en uteslutning eller bjud in fler personer.
• Någon fick inte mejlet. Skicka om inbjudan från personens rad. Var adressen felskriven och ännu inte verifierad, rätta den och skicka om.
• Någon kom sent och länken fungerar inte längre. Dragningen är gjord och det finns ingen väg tillbaka. Det får lösas utanför appen.

Värt att veta

• Deltagarnas e-postadresser visas inte för andra deltagare; servern rensar bort dem innan de når skärmen.
• Budgeten är ett förslag som alla ser, inte en gräns som systemet tvingar fram.
• Landsprefixet i utbytets adress avgör vilken butik alla söker produkter i.