Quand organiser un Père Noël Secret : le calendrier de décembre

Le rétroplanning en une page

Un Père Noël Secret bien mené demande six semaines, pas six jours. Voici la trame, que vous décalerez d'une semaine dans un sens ou dans l'autre selon votre groupe.

• Semaine du 10 novembre : vous créez l'échange et vous envoyez l'invitation.
• Semaine du 24 novembre : relance des retardataires, clôture des inscriptions.
• Du 28 au 30 novembre : vous lancez le tirage, chacun reçoit son nom.
• Première semaine de décembre : tout le monde complète sa liste de souhaits.
• Jusqu'au 15 décembre : achats et commandes.
• Vers le 18 décembre : pot de Noël ou repas de fin d'année au bureau.
• 24 décembre : réveillon, remise en famille.

Mi-novembre : lancer les invitations

Plus tôt n'est pas mieux. Une invitation envoyée fin octobre se perd : les gens répondent « oui, oui » et oublient. Trop tard ne vaut rien non plus, car à partir du 5 décembre les agendas sont saturés et les délais de livraison commencent à se tendre.

Comptez une quinzaine de jours pour que tout le monde réponde : il y aura toujours deux personnes en congés, une en déplacement et une qui ne lit pas ses mails. Annoncez dès ce message les quatre informations qui décident de la participation, le montant, la date de la remise, le lieu et la date limite d'inscription. Une invitation sans montant génère systématiquement trois questions en retour.

Au bureau, calez ce message juste après que la date du repas de fin d'année a été arrêtée par la direction ou par le CSE. Vous éviterez d'annoncer une remise le jeudi alors que le pot a lieu le mardi.

Fin novembre : lancer le tirage

C'est le seul moment où l'organisateur a une véritable décision à prendre. Le tirage ne part pas tout seul à une date programmée : c'est vous qui appuyez sur le bouton, quand vous jugez le groupe complet. Le bon créneau se situe entre le 28 et le 30 novembre. Sur gift2gift.me, l'organisateur déclenche le tirage depuis son tableau de bord, à partir de trois inscrits.

N'attendez pas le dernier inscrit indéfiniment. Fixez une date de clôture dans l'invitation, tenez-la, et lancez. Une fois le tirage effectué, il ne se rejoue pas et les retardataires ne peuvent plus entrer, ce qui est précisément la raison pour laquelle cette date doit être annoncée dès le départ.

Vérifiez avant de lancer que vos exclusions sont bien saisies : les couples, les frères et sœurs, les deux collègues qui partagent un bureau. Cela ne se corrige pas après.

Début décembre : listes et achats

La première semaine de décembre est celle des listes de souhaits. Une relance simple suffit : rappelez que sans liste, le cadeau sera choisi au hasard. Le tableau de bord de l'organisateur indique qui a rempli la sienne, ce qui permet de cibler les relances au lieu d'arroser tout le groupe.

Fixez la date limite d'achat au 15 décembre, pas au 22. À partir de la mi-décembre, les livraisons se tendent, les points relais débordent et les ruptures se multiplient sur les articles populaires. Une commande passée sur Amazon.fr le 20 décembre arrive parfois à temps, parfois non, et ce « parfois » suffit à gâcher un pot de Noël. Les paquets qui doivent voyager par la poste, eux, partent encore une semaine plus tôt.

Le 6 décembre dans le Nord et dans l'Est

Si votre groupe est lillois, dunkerquois, messin ou strasbourgeois, votre calendrier n'est pas celui du reste du pays. La Saint-Nicolas du 6 décembre y reste le grand rendez-vous, en particulier pour les enfants, et beaucoup d'écoles et de comités s'y calent.

Décalez alors l'ensemble d'environ trois semaines : invitation fin octobre, tirage vers le 10 ou le 12 novembre, achats terminés le 1er décembre. C'est un rythme serré, à annoncer d'emblée, sans quoi la moitié du groupe raisonnera en pensant à Noël.

La remise : pot de Noël, puis réveillon du 24

Au bureau, la remise a lieu au pot de Noël ou au repas de fin d'année, dans la dernière semaine travaillée, souvent le jeudi ou le vendredi qui précède les congés. Trois précautions : demandez que les paquets soient déposés la veille, prévoyez le cas des collègues en télétravail ce jour-là, et réservez vingt minutes pour l'ouverture, sans quoi les cadeaux seront déballés à moitié dans le brouhaha.

En famille, la remise se fait au réveillon du 24 décembre, au pied du sapin, avant ou après le repas selon les habitudes de la maison. Certaines familles gardent l'ouverture pour le matin du 25, surtout quand de jeunes enfants doivent encore croire au Père Noël. Précisez lequel des deux moments vous visez : « le 24 » et « le 25 » ne veulent pas dire la même chose pour la personne qui doit apporter le paquet.

Trop tard ? La galette des Rois

Si vous lisez ceci le 12 décembre, il reste deux options. La version courte : invitation immédiate, clôture à trois jours, tirage le 15, budget légèrement réduit et achats en magasin plutôt qu'en ligne. Cela fonctionne pour un petit groupe qui se voit tous les jours.

La version élégante consiste à reporter à la galette des Rois. Début janvier, l'équipe se retrouve de toute façon autour d'une frangipane, tout le monde est disponible, les magasins sont en soldes et les délais de livraison sont redevenus normaux. Un Père Noël Secret le 10 janvier n'a rien de ridicule ; il est même souvent plus réussi que celui du 20 décembre, monté dans la précipitation entre deux réunions de fin d'année.

Questions fréquentes

À quelle date faut-il lancer le tirage ?

Entre le 28 et le 30 novembre pour une remise autour du 20 décembre. Cela laisse deux bonnes semaines d'achat avant que les livraisons ne deviennent incertaines.

Le tirage se déclenche-t-il tout seul à la date prévue ?

Non. C'est l'organisateur qui le lance, au moment qu'il choisit. Il n'existe pas de tirage programmé, et c'est plutôt une bonne chose : vous gardez la main pour attendre les deux derniers inscrits.

Combien de temps laisser entre le tirage et la remise ?

Trois semaines, c'est confortable. Deux semaines, c'est jouable. En dessous de dix jours, une partie du groupe achètera n'importe quoi en catastrophe.

Peut-on organiser un Père Noël Secret en janvier ?

Oui, et la galette des Rois en est le prétexte idéal. Le principe ne change pas, seul le nom de l'occasion change, et les magasins sont moins chers.