Quando organizzare il Secret Santa: date e scadenze

La regola delle sei settimane

Un gruppo di dieci persone ha bisogno di circa sei settimane tra il primo messaggio e la consegna. Non perché servano sei settimane per comprare un regalo, ma perché in mezzo ci sono tre attese lente: chi risponde all’invito dopo quattro giorni, chi compila la lista dei desideri solo dopo il secondo sollecito, e il corriere in alta stagione. Se parti a metà novembre arrivi comodo al 20 dicembre. Se parti il 1° dicembre corri, e si vede.

Il calendario, settimana per settimana

• Metà novembre: decidi gruppo, formato, tetto di spesa e giorno della consegna. Sono quattro decisioni, prendile tutte insieme prima di scrivere a chiunque.
• Terza settimana di novembre: apri lo scambio e manda il link. Chiedi conferma entro una data precisa, non “appena potete”.
• Intorno al Black Friday: chiudi le adesioni. È anche il momento in cui il gruppo compra meglio, quindi avere già gli abbinamenti in mano vale parecchio.
• Entro l’8 dicembre: fai il sorteggio. Il promemoria italiano è semplice: quando monti l’albero, l’estrazione deve essere già fatta.
• 8-15 dicembre: liste compilate, acquisti in corso, arriva la tredicesima e i portafogli si riaprono.
• Entro il 18-19 dicembre: ultimo giorno ragionevole per un ordine online con spedizione standard.
• 19-23 dicembre: consegna, in ufficio o tra amici.
• 24-25 dicembre: consegna in famiglia.
• 6 gennaio: recupero, per i gruppi che a dicembre non ce l’hanno fatta.

L’8 dicembre è la vera scadenza

L’Immacolata è il giorno in cui in mezza Italia si fa l’albero e si tira fuori il presepe, ed è il momento in cui il Natale smette di essere un’ipotesi. È anche il confine oltre il quale il tuo gruppo comincia a rispondere male: dall’8 in poi le persone hanno già la testa nelle spese di casa, nelle cene e nei viaggi.

C’è poi un motivo pratico. Il ponte dell’Immacolata svuota città e uffici per tre o quattro giorni: se lanci l’estrazione il 6, metà del gruppo la legge il 10. Meglio chiudere prima e lasciare che il ponte sia il weekend in cui la gente compra con calma.

Chiudere il sorteggio prima della cena aziendale

Nella maggior parte delle aziende italiane lo scambio si consegna alla cena aziendale oppure nell’ultimo giorno lavorativo prima delle feste. Due date che vanno sapute presto, perché la cena la fissa qualcun altro e di solito cade tra il 12 e il 20 dicembre.

Il consiglio è banale e quasi nessuno lo segue: chiedi la data della cena prima di annunciare lo scambio, non dopo. Se la cena è il 13, tutto il piano si comprime di una settimana e il sorteggio va fatto entro il 1° dicembre. Ricorda anche che l’estrazione non parte da sola a una scadenza: sei tu che premi il pulsante quando il gruppo è completo, quindi la data la scegli e la comunichi tu. E che si fa una volta sola, quindi meglio aspettare le ultime due conferme che ritrovarsi con due colleghi esclusi.

Santa Lucia, la Vigilia e la mattina del 25

Il calendario cambia parecchio a seconda di dove sei. A Bergamo, Brescia, Verona, Cremona, Mantova, Trento, Udine e Siracusa arriva Santa Lucia la notte del 13 dicembre: dove si festeggia, i regali dei bambini sono già stati aperti prima ancora che il resto d’Italia abbia comprato qualcosa, e uno scambio tra adulti fissato il 14 rischia di sembrare in ritardo. Lì conviene anticipare tutto di una settimana piena.

Ovunque, poi, ci sono le due date centrali: il cenone della Vigilia del 24, al Sud spesso di pesce, e la mattina del 25 dicembre, quando i pacchi sotto l’albero si aprono davvero. Se il tuo è uno scambio di famiglia, la consegna è quella e non si tocca: il tuo lavoro è solo assicurarti che il 23 sera tutti i pacchi siano fisicamente in casa, comprese le buste di chi arriva in treno la mattina stessa.

La Befana come seconda occasione

Se dicembre è saltato, il 6 gennaio è una data perfetta e non un ripiego. La Befana chiude ufficialmente le feste, la calza con dolciumi e carbone dolce è già un formato di regalo pronto all’uso, e soprattutto in quei giorni le persone sono finalmente ferme: chi lavora nel commercio o nella ristorazione a dicembre non c’era mai, e a gennaio sì. In più i negozi sono in saldo, quindi il tetto di spesa rende molto di più.

Se sei in ritardo: il piano da dieci giorni

Si può fare, purché si tagli tutto il superfluo. Giorno 1: crei lo scambio con tetto di spesa e data già decisi, senza chiedere pareri. Giorno 1-3: raccogli le adesioni con una scadenza secca di 48 ore. Giorno 3: estrai, anche se manca qualcuno che non ha risposto. Giorno 3-4: tutti compilano la lista, e chi non la compila accetta di ricevere una sorpresa. Giorno 4-7: acquisti, preferendo il negozio fisico se le spedizioni sono già lunghe. Giorno 10: consegna. Con Gift2Gift le prime due fasi si accorciano parecchio, perché puoi inserire subito nomi ed email dei partecipanti: in quel caso il sorteggio parte in quel momento e ognuno riceve il proprio abbinamento via email, senza aspettare che tutti clicchino su un link.

Domande frequenti

Qual è la data limite per ordinare online?

Con spedizione standard, il 18-19 dicembre è il limite prudente; con le spedizioni rapide si guadagnano due o tre giorni, ma in alta stagione anche quelle slittano. Se ordini dopo il 20, prevedi un piano B comprabile in negozio.

Meglio consegnare alla cena aziendale o in ufficio?

Alla cena partecipa chi vuole, in ufficio ci sono tutti. Se il gruppo dello scambio coincide con chi va alla cena, scegli la cena, perché l’atmosfera aiuta. Se ci sono colleghi che alla cena non vanno, consegna in ufficio: nessuno deve ricevere il proprio regalo per interposta persona il giorno dopo.

Quando conviene sollecitare le liste dei desideri?

Una volta intorno al 1° dicembre e una il 10, entrambe con un messaggio unico al gruppo e senza fare nomi. Dalla tua pagina di organizzatore vedi chi ha già compilato, quindi sai se il sollecito serve davvero o se manca solo una persona a cui parlare di persona.

Si può organizzare un Secret Santa fuori dal periodo natalizio?

Sì, e funziona benissimo per compleanni di gruppo, fine anno scolastico o addii. Cambia solo il calendario: senza le scadenze delle feste bastano tre settimane, perché corrieri e negozi non sono sotto pressione.