Secret Santa a distanza: come farlo funzionare davvero

Cosa cambia quando il team è sparso

In ufficio l’organizzazione si fa da sola: la data la sanno tutti, i pacchi si portano la mattina, la consegna dura venti minuti. A distanza ogni passaggio va reso esplicito, perché non c’è nessun luogo comune in cui la notizia circola. In compenso ci sono due vantaggi: partecipa anche chi in ufficio non ci va mai, e i regali sono scelti meglio, perché nessuno può cavarsela con la corsa al negozio sotto la sede.

Le tre decisioni da prendere subito sono sempre le stesse: come arrivano i pacchi, entro quale data, e se il regalo può essere digitale. Il resto è ordinaria amministrazione.

Gli indirizzi: il punto delicato

È il vero nodo di ogni scambio a distanza, e va gestito con rispetto. L’indirizzo di casa è un dato personale, quindi la regola è semplice: nessuno è obbligato a darlo. Chi non se la sente sceglie un punto di ritiro o un locker vicino a casa, oppure l’indirizzo della sede.

Come farlo circolare senza esporlo a tutto il team. La strada più pulita è che ognuno scriva la propria indicazione di consegna nel campo libero delle preferenze della propria lista dei desideri: lo legge solo chi deve fargli il regalo, perché ogni partecipante vede la lista di una persona sola. Chi regala resta anonimo e non può scriverti per chiedere: se l’informazione non è in lista, non ce l’ha. In alternativa, chi organizza raccoglie i recapiti e li gira uno per uno alle persone interessate.

Quando ordini, chiedi l’incarto regalo e togli la fattura dalla scatola: altrimenti il collega scopre quanto hai speso prima ancora di aprire.

Le scadenze si spostano indietro di dieci giorni

Il calendario di uno scambio a distanza è quello normale, arretrato di una decina di giorni, perché in mezzo c’è un corriere. Chiudi le adesioni entro la fine di novembre, fai l’estrazione entro il 1° dicembre, chiedi le liste entro il 5, e fissa l’ultimo giorno utile per ordinare al 12-15 dicembre. La rivelazione la metti intorno al 20.

C’è una variabile molto italiana che quasi nessuno considera: dal 20 dicembre in poi mezza azienda cambia indirizzo. I colleghi che lavorano da remoto per gran parte dell’anno tornano dai genitori per le feste, e il pacco spedito a Milano il 21 arriva in un appartamento vuoto mentre il destinatario è già a Bari. Se la consegna slitta oltre il 20, chiedi l’indirizzo delle vacanze invece di quello abituale. E tieni conto che verso la Sardegna, la Sicilia e i piccoli comuni di montagna i tempi si allungano di due o tre giorni anche con le spedizioni rapide.

Regali che viaggiano bene, e regali digitali

La distanza esclude una parte del catalogo. Evita il vetro, le bottiglie, i liquidi, tutto ciò che è fresco o deperibile, e in generale i pacchi grandi e pesanti, che costano di spedizione quanto il regalo stesso.

• Funzionano bene: libri, stampe e poster, giochi da tavolo piccoli, prodotti gastronomici a lunga conservazione e ben imballati, calzini e guanti, accessori da scrivania.
• Funzionano male: piante, dolci artigianali freschi, ceramica, cornici, tutto ciò che va provato addosso.
• Digitale: un ebook, un abbonamento a una rivista, un corso online, una donazione a nome del collega, una playlist accompagnata da un biglietto scritto bene. Il digitale azzera spedizioni e ritardi, ma va dichiarato all’inizio come opzione ammessa, altrimenti chi apre una email accanto a chi scarta un pacco si sente trattato peggio.

Se scegli il digitale, mandalo comunque a un’ora precisa concordata, non tre giorni prima: il momento condiviso è metà del regalo.

La rivelazione in videochiamata

Quaranta minuti, non due ore, con una regola non negoziabile: nessuno apre prima. I pacchi arrivati restano chiusi fino alla chiamata, e chi organizza lo ripete almeno due volte nei giorni precedenti, perché qualcuno lo farà comunque.

Come si conduce: si apre uno alla volta, con la telecamera accesa, e prima di dire chi ha fatto il regalo il destinatario prova a indovinare. Chi ha ricevuto ringrazia rivolgendosi alla persona, non alla chat. Se il team è grande, dividetevi in due chiamate parallele da otto persone: in venti collegati, chi apre per ventesimo ha già perso interesse da un pezzo.

Non esiste una schermata che riveli al gruppo tutti gli abbinamenti: il momento della verità è quello che costruite voi. Prepara prima l’ordine dei turni.

Tenerlo volontario, davvero

A distanza la pressione sociale pesa più che in presenza, perché un invito arrivato per email sembra una richiesta del capo. Scrivi nero su bianco che la partecipazione è libera e che chi non partecipa non deve motivare nulla. Non fare mai l’elenco pubblico di chi è dentro e chi è fuori, e non mandare solleciti nominali.

Due accorgimenti aggiuntivi. Tieni il tetto di spesa basso, 10-15 euro, perché a quella cifra nessuno si sente obbligato; e se nel team ci sono contratti e livelli molto diversi, considera un formato fatto a mano o digitale, che toglie del tutto la spesa dalla conversazione. Su Gift2Gift chi partecipa entra con nome ed email senza creare un account, il che abbassa parecchio la soglia per chi non ha voglia di iscriversi all’ennesimo servizio per una cosa che dura tre settimane.

Domande frequenti

Come si fa se chi regala non conosce l’indirizzo del destinatario?

O l’indirizzo sta nel campo preferenze della lista, visibile solo a chi deve fare quel regalo, oppure lo gira chi organizza in privato. Non c’è modo per chi regala di contattare direttamente il destinatario senza svelarsi, quindi l’informazione va messa in circolo prima.

Si può fare uno scambio misto, con chi è in sede e chi è da casa?

Sì, ed è la situazione più comune. La regola per non creare due categorie è una sola: la consegna è la videochiamata, anche per chi è in ufficio. Chi è in sede porta comunque il pacco a casa e lo apre davanti alla telecamera come tutti gli altri.

Quanto deve durare il periodo per gli acquisti?

Due settimane piene tra l’estrazione e l’ultimo giorno utile per ordinare. Con meno tempo si finisce sulla prima cosa disponibile con consegna rapida, che è il modo più sicuro per ottenere un regalo dimenticabile.

Vale la pena farlo se il team è piccolo, tipo cinque persone?

Sì. Da tre partecipanti in su l’estrazione funziona, e in cinque il segreto regge finché nessuno parla. Con un gruppo piccolo puoi permetterti una chiamata più lunga e regali più personali, che a distanza contano il doppio.