Deelnemers beheren en de loting uitvoeren

Heb jij de uitwisseling aangemaakt, dan ben je de organisator. Deze gids verzamelt alles wat je vanuit die positie kunt doen, en ook wat niet, wat meestal het deel is dat je op tijd wilt weten.

De drie knoppen van de organisator

Als je je uitwisseling opent zie je drie knoppen die de andere deelnemers niet hebben:

• Uitnodigen — toont de link om te delen.
• Loten — opent het lotingsscherm, waar ook de uitsluitingen staan.
• Beheren — bewerkt de details van de uitwisseling.

Uitnodigen en Loten verdwijnen zodra er geloot is. Beheren blijft voorgoed.

Mensen uitnodigen

De knop Uitnodigen haalt de deelnamelink terug wanneer je maar wilt. Je kunt hem kopiëren, het deelmenu van je apparaat gebruiken, of hem rechtstreeks naar WhatsApp sturen.

Het is voor de hele groep dezelfde link, en hij is met opzet openbaar: wie hem heeft kan zich aanmelden zolang de uitwisseling open staat. Elke keer dat iemand meedoet krijg je een melding.

Het tabblad met deelnemers

Iedereen kan zien wie er in de uitwisseling zit. Wat er als organisator verandert is dat jij ook de e-mailadressen ziet en per persoon acties krijgt.

De uitnodiging opnieuw sturen

Zegt iemand dat er niets is aangekomen, dan kun je de e-mail vanaf diens rij opnieuw sturen. Dat is het eerste om te proberen voordat je iemand afschrijft.

Een e-mailadres corrigeren

Heb je een adres verkeerd getypt, dan kun je het aanpassen.

Met één belangrijke uitzondering: is dat adres al door de eigenaar geverifieerd, dan is het vergrendeld en kun je het niet naar iemand anders laten wijzen. Het scherm zegt dat ook. Dat is bewust: een geverifieerd adres is iemands identiteit, en niemand anders zou dat mogen veranderen.

Iemand verwijderen

Dat kan, maar alleen als aan alle drie de voorwaarden tegelijk is voldaan:

• Je bent de organisator.
• De uitwisseling is aangemaakt met een gedeelde link.
• Er is nog niet geloot.

In een handmatige uitwisseling kan niemand worden verwijderd, want daar wordt geloot op het moment van aanmaken. En de organisator kan nooit worden verwijderd.

De loting

Is de groep compleet, druk dan op Loten.

Het venster toont hoeveel mensen bevestigd zijn, het blok met uitsluitingen en de knop Voer loting nu uit.

Wat je nodig hebt

Minstens drie deelnemers. Bij minder staat de knop uit en zegt het scherm hoeveel je er hebt.

Wat de loting doet

Hij deelt één enkele kring uit: iedereen geeft één keer en ontvangt één keer, niemand trekt zichzelf en twee mensen worden nooit aan elkaar gekoppeld. Heb je uitsluitingen ingesteld, dan respecteert hij die in beide richtingen.

Maken de uitsluitingen elke geldige verdeling onmogelijk, dan wordt de loting geweigerd en zegt hij dat. Geen enkele uitsluiting wordt ooit stilletjes overgeslagen.

Wat er direct daarna gebeurt

• De uitwisseling wordt als geloot gemarkeerd.
• De link houdt op nieuwe mensen aan te nemen.
• Er gaat een e-mail naar elke deelnemer met diens toewijzing.
• Is er een e-mail mislukt, dan hoor je hoeveel van het totaal.

Die laatste melding is belangrijk: de loting is gedaan wat er ook met de post gebeurt, en jij bent de enige die de mensen die hem niet kregen via een ander kanaal kan bereiken.

Het kan niet worden overgedaan

Een uitwisseling waarin geloot is weigert elke poging om opnieuw te loten. Denk twee keer na voor je op de knop drukt, zeker als je nog iemand verwacht.

Zien wie aan wie geeft

Als organisator kun je de volledige kaart met toewijzingen bekijken. Dat is beheerdersinformatie, want het is letterlijk het geheim van de hele groep in één keer.

Hij staat er voor waar hij echt nuttig voor is: achter wie nog niets gekocht heeft aangaan, zonder het in de groepschat te vragen en de verrassing te verpesten.

Een uitwisseling waarin nog niet geloot is geeft een lege lijst terug. Dat is een toestand, geen fout.

De uitwisseling bewerken

Met Beheren verander je de details na het aanmaken: naam, datum, locatie, budget, valuta, bericht, categorie en groep.

Een uitwisseling annuleren doe je door hem vanaf datzelfde scherm te deactiveren.

Veelvoorkomende fouten en wat je doet

• "Er zijn minimaal 3 deelnemers nodig." Er ontbreken mensen. Deel de link nog eens.
• "Met de huidige is geen loting mogelijk." Haal een uitsluiting weg of nodig meer mensen uit.
• Iemand kreeg de e-mail niet. Stuur de uitnodiging vanaf diens rij opnieuw. Was het adres verkeerd getypt en nog niet geverifieerd, corrigeer het en stuur opnieuw.
• Iemand kwam te laat en de link werkt niet meer. Er is geloot en er is geen weg terug. Dat moet buiten de app worden opgelost.

Goed om te weten

• De e-mailadressen van deelnemers worden niet aan andere deelnemers getoond; de server haalt ze eruit voordat ze het scherm bereiken.
• Het budget is een suggestie die iedereen ziet, geen limiet die het systeem afdwingt.
• De landprefix van het adres van de uitwisseling bepaalt in welke winkel iedereen producten zoekt.