Lootjes trekken op afstand: hybride en remote teams

Wat er verandert als je elkaar niet ziet

De loting zelf verandert niet. Iedereen krijgt één naam per mail, niemand trekt zichzelf, en er ontstaan geen onderlinge paren. Dat werkt online zelfs beter dan met briefjes op kantoor, omdat er niemand over je schouder meekijkt.

Wat wél verandert: het cadeau reist, en dus moet je eerder klaar zijn. Reken op minstens een week extra ten opzichte van een groep die elkaar op de dag zelf ziet. En je verliest het beste onderdeel van pakjesavond — het moment dat iemand een pakje uitpakt terwijl de rest toekijkt. Dat moment moet je opnieuw bouwen.

De surprise valt af, en dat is niet erg

Een surprise van karton, papier-maché en verf overleeft PostNL niet. Hij is te groot, te licht, te breekbaar, en hij komt aan als een gedeukte doos met een vaag vermoeden van een raket erin. Groepen op afstand laten de surprise daarom gewoon vallen. Dat is een verstandige keuze en geen verlies.

Wat je wel kunt volhouden is het gedicht. Dat is juist online sterk: het is het enige stuk dat persoonlijk is en toch in een envelop past. Stuur het mee in het pakket, of laat de ontvanger het hardop voorlezen tijdens de call. Onderteken met Sinterklaas of Piet, ook al werk je bij een softwarebedrijf.

Wie toch iets zelfgemaakts wil: houd het plat. Een getekende kaart, een gebonden fotoboekje, iets van stof. Dingen die door de brievenbus kunnen, redden het.

Adressen regelen zonder de verrassing te verpesten

De app vraagt geen adressen; dat regel je erbuiten, en het is het enige stukje handwerk dat overblijft. Twee werkwijzen.

• Via de organisator. Iedereen stuurt zijn adres naar één persoon. Die stuurt elke gever privé het adres van zijn eigen persoon door, zonder verder iets prijs te geven. Kost je twintig minuten en het lekt niets.
• Rechtstreeks vanuit de webshop. De meeste Nederlandse webshops laten je een afwijkend bezorgadres invullen en er een kaartje bij doen. Dan hoef jij het pakket niet eens in handen te hebben, en scheelt het je een gang naar het postpunt.

Zet in het vrije tekstveld van je verlanglijstje wel praktische bezorginfo: of je overdag thuis bent, of het door de brievenbus moet, en of pakketten bij de buren mogen. Je adres zelf hoort daar niet in.

Deadlines die PostNL aankan

December is de drukste maand van het jaar, en dat merk je precies in de week voor Sinterklaas. Werk daarom met twee deadlines.

• Besteld op: uiterlijk 25 november voor iets dat naar een ander adres gaat.
• Verstuurd op: uiterlijk 1 december, zodat er nog vier dagen speling zit.

Spreek daarnaast af dat niemand eerder uitpakt dan de afgesproken avond. Dat klinkt kinderachtig en is toch de enige manier om te voorkomen dat de eerste pakketten op 29 november al open zijn.

Een brievenbuspakje is bijna altijd de fijnere keuze: het past door de bus, er hoeft niemand thuis te zijn, en het is goedkoper. Houd het cadeau dus plat en licht als het even kan.

Digitale cadeaus die niet lui aanvoelen

Soms is verzenden geen optie: een collega in het buitenland, of een deadline die je niet meer haalt. Digitaal kan prima, mits het niet aanvoelt als een bedrag overmaken.

• Een e-bon van een boekhandel of platenzaak, niet van een warenhuis.
• Een abonnement van een paar maanden op iets dat de ander echt gebruikt.
• Een online workshop of cursus die bij een hobby past.
• Een maaltijd of borrel bij een zaak in de stad waar diegene woont.
• Een donatie aan een goed doel dat bij hem past, met een kaart erbij.

Wat je vermijdt: een anonieme cadeaukaart zonder iets erbij. Voeg altijd het gedicht of een geschreven kaart toe, want dat is nu het enige persoonlijke dat overblijft.

De onthulling op een videocall

Plan een call van drie kwartier op de afgesproken dag, met iedereen tegelijk. Iedereen heeft zijn pakje ongeopend voor zich. Om beurten: pakje open voor de camera, gedicht voorlezen, en dan raden wie het was. Wie het niet raadt, krijgt het van de gever zelf te horen — er is geen scherm dat de hele uitslag onthult, dus dat doen mensen zelf.

Bij meer dan vijftien man wordt dat te lang. Splits dan in twee calls, of doe alleen de gedichten en laat het uitpakken vrij.

Hybride teams: half kantoor, half thuis

De lastigste variant, omdat de mensen op kantoor elkaar wel gewoon iets kunnen overhandigen. Kies één lijn voor iedereen: óf alles per post, óf iedereen komt op één dag naar kantoor. Half-half maakt de thuiswerkers tweederangs deelnemers.

Bij gift2gift.me maak je één trekking aan voor het hele team, met de datum, de plek — of "online" — en het richtbedrag erbij, en deel je de uitnodigingslink in Slack of Teams. Deelnemers hebben geen account nodig en jij drukt op de knop zodra iedereen erin zit.

Veelgestelde vragen

Werkt lootjes trekken online net zo goed?

De loting wel, de avond niet vanzelf. Als je er een gezamenlijk moment omheen zet — een call, gedichten hardop — komt het er dichtbij. Zonder dat moment wordt het een pakketje op de mat en dat is het.

Wie betaalt de verzendkosten?

De gever, en die reken je niet mee in het cadeaubudget. Zeg dat er vooraf bij, anders koopt iemand voor tien euro en betaalt hij zeven euro porto.

Kun je een surprise toch versturen?

Zelden met goede afloop. Wil je het per se, kies dan iets stevigs en plats en pak het in een dubbele doos. Verwacht dat het gedeukt aankomt en maak daar een grap over in het gedicht.

Hoe voorkom je dat iemand zijn pakje te vroeg openmaakt?

Schrijf op de buitenkant "niet openmaken voor de vijfde". Simpel, en het werkt bij volwassenen verrassend goed.