Wanneer lootjes trekken? De planning tot pakjesavond

Het korte antwoord: de eerste helft van november

Loot tussen 1 en 15 november. Dan heeft iedereen drie tot vijf weken tot pakjesavond op 5 december, en dat is precies wat je nodig hebt om iets te bedenken, te bestellen, te laten bezorgen en eventueel een surprise te bouwen.

Gaat het om een kerst-Secret-Santa zonder knutselwerk, dan volstaat half november tot eind november, met minimaal twee weken tot de borrel.

Wat je niet moet doen is loten op de avond zelf, hoe gezellig dat ook lijkt. Dan wordt het een ronde langs de nachtwinkel.

De kalender zoals hij hier loopt

• Eind oktober. De organisator bepaalt de datum, de plek en het bedrag, en zet de trekking klaar. Nog niet loten, wel de uitnodiging schrijven.
• Eerste week van november. Uitnodigen. Bij een link in de groepsapp geef je mensen een paar dagen om zich aan te melden; wie er dan nog niet in zit, bel je even.
• Rond 8 tot 12 november. Loten. In veel families is dit een avondje op zich, met erwtensoep of chocolademelk, en tegenwoordig even zo vaak met de telefoon in de hand omdat niet iedereen kan komen.
• Half november. De intocht is geweest, de kleine kinderen zetten hun schoen, en de rest van de groep vult zijn verlanglijstje in. Dit is het moment voor één herinnering, niet meer.
• Derde week van november. Bestellen. Ook het karton, de verf en de lijm voor de surprise, want die vergeet iedereen tot het te laat is.
• Rond 24 tot 28 november. Bouwen en schrijven. Reken op twee à vier avonden voor een surprise en op een uur voor een gedicht dat ergens op slaat.
• 1 tot 4 december. Alles is binnen, alles is af. Wie moet posten, doet dat nu.
• 5 december, pakjesavond. De zak in de gang, gebonk op de deur, gedichten hardop voorlezen. Valt 5 december midden in de week, dan wijken veel families uit naar het weekend ervoor; spreek dat vroeg af, want het verschuift ook alle deadlines.

Waarom te laat loten alles kapotmaakt

Een surprise is geen middagje. Karton snijden, plakken, laten drogen, verven, weer laten drogen — dat zijn losse avonden met droogtijd ertussen. Wie op 28 november zijn naam krijgt, kan dat niet meer, en kiest dus voor pakpapier. Als de halve groep dat doet en de andere helft niet, voelt de avond scheef.

Daarnaast: november is de drukste bestelmaand van het jaar. Na Black Friday zit de bezorging vol, en dat merk je precies in de week voor Sinterklaas. Wat op 20 november binnen twee dagen komt, kan op 2 december vier dagen duren.

Bezorgdeadlines waar je op moet letten

• Cadeaus die je zelf ophaalt of thuis laat bezorgen: uiterlijk 28 november bestellen. Dan heb je nog een week speling als er iets misgaat.
• Cadeaus die naar iemand anders gestuurd worden: uiterlijk 25 november, en zet er een kaartje bij, want een naamloos pakket op de mat is verwarrend.
• Iets dat gemaakt of gegraveerd moet worden: half november, met bevestiging van de levertijd.
• Materiaal voor de surprise: rond 20 november, of gewoon halen bij de bouwmarkt.

Zet één harde deadline voor de hele groep, bijvoorbeeld 1 december, en communiceer die één keer duidelijk. Als organisator zie je in het overzicht wie zijn cadeau al heeft geregeld en wie nog niet, dus je hoeft niet iedereen te achtervolgen.

De tweede ronde: Secret Santa met Kerst

Veel Nederlandse kantoren doen inmiddels allebei. In november het echte Sinterklaas-werk met gedichten, in december een kortere ronde bij de kerstborrel. Dat kan prima, mits je ze uit elkaar houdt.

Loot voor de kerstronde pas ná 5 december, anders lopen de twee door elkaar en weet niemand meer voor wie hij wat koopt. Twee weken tussen de trekking en de borrel is genoeg, omdat er geen surprise bij hoort. Spreek wel een ander bedrag af — een kerst-Secret-Santa ligt doorgaans hoger dan een Sinterklaascadeau, omdat het cadeau het in zijn eentje moet doen.

Het kerstpakket van je werkgever staat hier los van en verandert niets aan de planning; dat komt van het bedrijf en niet van een collega.

Zelf een datum vastzetten

Maak de trekking aan zodra je de datum weet, ook als de groep nog niet compleet is. Bij gift2gift.me vul je de datum, de plek en het richtbedrag in, deel je zelf de uitnodigingslink in de groepsapp, en druk je op de knop zodra iedereen erin zit. De trekking gaat niet vanzelf af op een gekozen datum, dus zet in je eigen agenda wanneer je hem start.

Deelnemers zien daarna een aftelling naar de datum staan. Dat werkt beter dan drie herinneringen sturen.

Veelgestelde vragen

Kun je in oktober al loten?

Kan, maar het werkt averechts. Mensen vergeten hun naam, het verlanglijstje is nog leeg en het enthousiasme is verdwenen tegen de tijd dat het november is. Begin november is vroeg genoeg.

Hoeveel tijd heb je minimaal nodig?

Twee weken voor een gekocht cadeau, vier weken als er een surprise bij hoort. Onder de tien dagen wordt het bestellen riskant en vervalt de helft van de groep in noodoplossingen.

Wat als iemand pas eind november meedoet?

Vóór de trekking kan de organisator iemand toevoegen zonder gevolgen. Ná de trekking niet meer: de ketting ligt dan vast en er is geen tweede loting. Laatkomers kunnen wel meedoen aan de avond zelf, gewoon zonder eigen lootje.

Wanneer stuur je je verlanglijstje rond?

Direct nadat je je naam hebt gekregen, dus rond half november. Wie in december pas iets invult, is te laat voor degene die al besteld heeft.